Разлика между структурата на разбивка на работното място (WBS) и структурата на разпределение на ресурсите (RBS)

Структурата на разбивка на работата е важен резултат за всеки проект. Чрез WBS ръководителят на проекти е в състояние да категоризира работата, която екипът трябва да извърши, в малки секции, които могат да се управляват лесно, докато RBS се счита за важна част от ефективността, що се отнася до управлението на проекти. Чрез RBS ръководителят на проекта е в състояние да състави списък с ресурси, необходими за изпълнение на дадена задача в йерархичен ред.

Какво прави RBS различен от WBS

WBS е визуално представяне на целия обхват на работата, която трябва да се извърши, разбита на по-малки сегменти, които всеки член на екипа на проекта е в състояние да разбере. Това е така, защото при всяко от нивата на завършване има определения и подробности, свързани с тази фаза. Напротив, RBS може да бъде разделена на географски или организационни ресурси. Някои от другите инструменти, необходими за правилното и ефективно RBS, включват оценка на ресурсите, календар на ресурсите и списъци с дейности.

Причината за това е, че когато управлявате всеки проект, ще трябва да работите с различни компоненти на проекта и ресурси на проекта, за да завършите проекта. Добър пример са членовете на вашия екип по проекта.

Трябва да сте сигурни, че те са продуктивни и стратегически настроени през живота на проекта, който предприемате.

Сега, в случай че планирате да създадете ефективна WBS, ето някои от важните указания, които ще ви помогнат да видите това чрез:

• Проектът / крайният резултат винаги е на най-високо ниво
• Не винаги трябва да дефинирате всички елементи на едно и също ниво
• Работните групи не трябва да отнемат повече от 10 дни
• Всяка работна група трябва да бъде независима
• Не трябва да има дублиране в работните групи по цялата структура

По-долу е просто представяне на сегмент от WBS за изграждане на къща:

Изграждане на къща

                                              фундамент                     Външен интериор

завършване                         24% 45% 30%

бюджет                               50 000 $ 86 000 $ 72 000

Той показва различни части от проекта, които трябва да бъдат изпълнени, и предоставя повече информация за необходимия за тях бюджет и нивото на завършеност.

Следователно WBS представлява карта / очертание на конкретен проект. Основният проект е ключът, който може да бъде доставен в WBS, и от там той е разбит на по-малки подкатегории, всяка със специфики как ще бъдат доставени.

От друга страна, говорейки за RBS, трябва да знаете, че той функционира с помощта на някои от важните инструменти. Ръководителите на проекти са инструктирани да използват или изпълняват ефективна RBS, като използват тези инструменти. Те са както следва:

• Списък с дейности

Това е списък на всички дейности, които са ключови за завършването на проекта. Ръководителят на проекта не се нуждае само от списък, той трябва да получи възможно най-много информация и за тези списъци. Тази информация ще включва и ресурсите, които изброените дейности консумират.

• Оценка на ресурса

За всяка дейност, която се изпълнява по продуктивен, ефикасен и по-важно, рентабилен начин, ръководителят на проекта трябва да оцени обема, вида и разнообразието от ресурси, които са необходими.

Ако тези оценки са изкривени, може да е невъзможно да се постигнат целите на проекта или като цяло проектът може да се провали.

• Ресурсен календар

Календарът с ресурси е свързан с наличието на ресурси във времето. Ръководителят на проекта ще се нуждае от списък на всички ресурси, необходими за завършване на проекта.

Тези ресурси също трябва да бъдат изброени въз основа на тяхната наличност в дългосрочен план. Тази информация е важна за ръководителя на проекта, за да установи дали необходимите ресурси ще бъдат налични през определено време, така че проектът да не спира.

В момента RBS става все по-важен, като софтуерът за управление на проекти го включва в своята структура. Ако използвате някоя програма за управление на проекти, можете да влезете и да проверите наличието на необходимите ресурси и по-важното как са класифицирани.

Това обикновено помага на организацията в смисъл, че ръководителите на проекти са в състояние да прегледат много подробности от обикновена база данни, за всички използвани ресурси.

Значение на WBS спрямо фокуса на RBS

Има няколко основни предимства, които ръководителят на проекта и екипът на проекта могат да получат от WBS, освен да организират и дефинират работата, необходима за завършване на проекта. Чрез WBS е по-лесно да се разпредели бюджет от най-високите нива на структурата. След като това е направено, бюджетите за всеки отдел могат да бъдат структурирани въз основа на разбивка в СБП.

Обикновено се предоставят прогнози за разходи и време за всеки раздел на WBS. По този начин е по-лесно да се изработи график и подходящ бюджет за целия проект.

Чрез WBS е по-лесно да следите резултатите от отделните сектори на проекти. Ръководителят на проекта е в състояние да каже разходите за изпълнение на проекта, да идентифицира проблемните области и по-важното ключовите въпроси при организирането на проекта. Обратно, в RBS акцентът върху йерархичното изброяване на ресурси е ключов. Трябва да изброите всички ресурси, независимо дали те са значими или дори да са за вас, изглеждат излишни. Всяко от нивата на проекта ще се нуждае от определен брой ресурси. Те трябва да бъдат изброени според тяхното значение за завършването на всяко ниво и накрая завършване на целия проект.

След това изброените ресурси се подразделят на по-малки категории от вида на ресурса, за да се помогне на ръководителя на проекта в класификацията. Класификацията всъщност ще продължи по-нататък в различни подгрупи, докато всеки от видовете ресурси не бъде групиран в единични единици, които са по-лесни за идентифициране и управление.

Предимства на WBS спрямо RBS

Едно от предимствата на WBS е, че помага на ръководителя на проекта да определи всички потенциални рискове, които може да има проект. В случай че има някакъв клон на проекта, който не е ясно дефиниран, той се превръща в рискова област, която трябва да бъде адресирана. Предполага се, че подобни рискове се проследяват правилно и се предвижда внимателен преглед при продължаване на проекта.

В случай, че проектът изглежда сякаш изостава от графика, по-лесно е ръководителят на проекта да се обърне към СБП и да идентифицира областите, които се борят, и да вземе подходящото решение да обърне нещата. За разлика от тях, непосредствената полза от RBS, особено разграждането на ресурси на подгрупи, е да улесни работата на центровете за управление. Надзорът става много по-лесен и в процеса се спестява много време.

Надзорниците са в състояние да проследят всяка група ресурси, докато те продължават с проекта. По-лесно е да ускорите определени нива на проекта, без да разчитате на други, като разпределите подходящите ресурси за тяхното завършване. Следователно, някои проекти могат лесно да бъдат завършени преди определения краен срок, особено ако завършването на различни нива на проекта не е в зависимост.

При наличието на добър план за RBS, ръководството също е в добра позиция да получи добра представа за общия брой ресурси, които са на разположение за всеки от участващите екипи. Освен че разбират наличните ресурси, те също могат да управляват как ще бъдат използвани ресурсите.

Сравнявайки горната информация, препоръчително е да присвоите цветовете на различните под-резултати в WBS. Това е важно, за да получите топлинна карта за напредъка на целия проект. Освен това ще бъде по-лесно да се привлече вниманието на мениджмънта върху проектите, които са пълни и тези, които се разминават.

WBS, когато се работи правилно, е добър начин за повишаване на производителността на екипите, работещи по проекта, и вижте проекта завършен навреме. Ръководителят на проекта е в състояние да идентифицира необходимите умения, за да им позволи да завършат проекта своевременно, но когато става въпрос за RBS, трябва да разберем видовете на него. Конвенционалният тип RBS е организационен RBS. Йерархичните организационни системи, които вече са създадени, обикновено помагат за създаването на тази RBS. Ресурсите в организационния RBS обикновено се разпределят въз основа на нуждите на всеки организационен отдел и работна група. Това са категории, които действително са определени и зададени от организацията.

Географският RBS в повечето случаи е нетрадиционен. Основната грижа на географската RBS е разпределението и / или местоположението на въпросните ресурси и как те се разпределят на различни места в зависимост от нуждите на организацията.

резюме

В заключение, WBS и RBS са от ключово значение за успешното завършване на проекта и за ефективността на съответните проектни екипи. По-долу са основните точки, които определят всяка от структурите.

Структура на разбивка на работа	Структура на разпределение на ресурсите
o Групирайте работата по категории	o Групиране на ресурси в категории
o Спомага за надзора на напредъка на проекта	o Помага при надзора върху използването на ресурси
o Проектните групи трябва да бъдат независими	o Групите ресурси могат да зависят една от друга
o Акцент върху времевата линия на проекта	o Акцент върху разпределението на ресурсите