Разликата между EOI и RFP

Редица решения, взети от организация, имат последици за обществените поръчки, които могат драматично да повлияят на общите разходи за вземане на определено решение. Поръчките включват процеси като избора на доставчик, определяне на условията за плащане, стратегическо проверка, договаряне на договори и закупуване на услуги и стоки. Той е свързан с закупуването или придобиването на всички важни за организацията услуги и стоки.

В частния сектор процесът на възлагане на обществени поръчки се счита за функция на стратегическо ниво, която подпомага подобряването на рентабилността на бизнеса. Той не само оптимизира процесите и намалява общата цена на суровините, но също така позволява на организациите да идентифицират най-добрите източници на доставка. Като цяло, е полезно да се осигури гладко протичане на долната линия.

В публичния сектор ръководителите на високо ниво са отговорни за намаляването на долния ред. Само няколко служители управляват функцията за възлагане на обществени поръчки, което увеличава вероятността от корупция в този сектор. Ето защо е необходимо да се увеличи общата продукция на бизнеса. Например, персоналът може да бъде обучен с цел повишаване на тяхната ефективност и подобряване на качеството на техните услуги, в резултат на което продукцията може да бъде подобрена..

С течение на времето бяха въведени редица термини около консултации за търгове, предложения и голямо управление, включително редица съкращения, свързани с обществените поръчки. Не много фирми са запознати с тези условия, но като предприемач или собственик на малък бизнес, ако искате ефективно да управлявате готовността на купувача за покупка, е важно да знаете техните цели. Примерите включват RFI (Заявка за информация), EOI (изразяване на интерес), RFP (заявка за предложение), RFT (заявка за оферта) и RFQ (заявка за оферта). Всеки един от тези условия служи за специална цел във функцията за възлагане на обществени поръчки.

EOI и RFP са най-често използваните термини във функцията за възлагане на обществени поръчки и всеки от тях има специфична роля в рационализирането на целия процес. Много хора объркват тези термини, докато изпълняват процесите. За да добиете по-добра представа как се различават, е важно да знаете какво означават тези термини.

EOI (изразяване на интерес)

Изразяването на интерес (EOI), известно още като Регистрация на лихви (ROI), има подобна функция като Заявка за информация (RFI). Той се използва като скринингов процес в началните етапи на поръчката, така че да се създаде официална и по-конкретна заявка за търг или RFT (по-късен етап от функцията за възлагане на обществени поръчки). Когато една компания пусне EOI, се изисква да се прецени способността на пазара да доставя или събира повече информация, преди да премине към RFT. Една компания, която извършва покупка е малко вероятно да назначи изпълнител чрез EOI. За да се случи това, трябва да се развива процес, докато достигне RFT.

EOI е вид открит търг, който дава възможност на всяка компания да се представи. Това поражда силна конкуренция и осигурява предимството на това, че позволява на нови и потенциални доставчици да си осигурят работата. В договорите за строителство обаче е критикувана до голяма степен за привличане на доставчици, които не са подходящи за договора, което води до загуба на време, пари и усилия.

Рекламата, която изисква EOI, трябва да включва описание на възлагащия орган, описание на договора (като бюджет и мащаб), вид на договора, начин на поръчка, условия и условия, адрес и срок за подаване и други подробности (включително информация за контакт , описание на организацията, техническия капацитет и свързания с тях опит, наличието на персонал и техния опит и т.н.)

RFP (Искане за предложение)

От друга страна, RFP, известен още като Заявка за оферта (RFO), е документ, който лесно може да бъде променен. Използва се най-вече, когато купувачът търси отговор, базиран на решение, за да изпълни изискванията му и в случаите, когато други фактори (без цената) са централни за оценката на всяка оферта. Използва се и в ситуации, когато няма налични ясни решения или спецификации, а отделът за закупуване търси редица иновации и опции. Тези инструменти са по-гъвкави от RFT (който обикновено има добре дефинирани решения или спецификации). RFP се използва главно в професионалните услуги, където решението не може да се определи лесно.

RFP съдържа основна информация за организацията и нейната дейност. Заявката се състои от спецификации, които обясняват решенията, които организацията търси. Освен това тя включва и критериите за оценка на начина, по който се оценяват предложенията, декларация за работа, която описва задачите, които трябва да бъдат изпълнени от участник в търга, който спечели поръчката, и срока, в който да завърши проекта.

RFP обикновено се създава поради сложния характер на проекта. Компаниите могат да се възползват от различни кандидати, когато търсят добре интегрирано решение от редица доставчици. Например, ако една компания планира да превключи бизнеса си от хартиена среда в компютърна среда, тя може да поиска предложение за софтуер и хардуер в допълнение към обучението, необходимо за инсталиране и интегриране на нови системи в бизнеса.

В публичния сектор предприятията могат да издадат RFP за създаване на открита конкуренция, за да намалят разходите за решение. Трябва обаче да се отбележи, че RFP, най-близък до спецификациите, може да не е непременно този с най-ниската цена. Когато приемат предложение, компаниите трябва да извършат анализ на разходите и ползите, за да се уверят, че разходите не претеглят ползите.

Различията

Следват някои от разликите между EOI и RFP:

• Различни нива на обществени поръчки

EOI често се изпълнява на първоначалното ниво на поръчката. Тя може да бъде пусната в случаите, когато купувачът се колебае за приноса на индустрията, за да обхване изискванията, които в крайна сметка биха излезли на пазара на по-късни етапи. Както вече беше обсъдено, RFP обикновено е следващата стъпка; където купувачът търси базирани на решения подходи за доставка на продукт или услуги.

• Етапи на EOI и RFP

EOI обикновено има няколко етапа. Използва се за включване в списъка с потенциални доставчици или доставчици, преди да потърси изчерпателни оферти от оферентите, които са в списъка с избрани клиенти. Напротив, RFP може или да има един етап, или може да има няколко етапа.

• Кога се използват EOI и RFP?

EOI се използва в случаите, когато изискваната информация (от оферентите) е специфична, но няма сигурност дали доставчикът ще може да предоставя услуги и стоки съгласно изискванията. Освен това в случаите на EOI купувачите не разполагат с достатъчно информация, за да съставят подробна заявка. От друга страна, RFP се използва в случаите, когато изискването е дефинирано правилно, но компания търси гъвкаво или иновативно решение. С други думи, купувач търси предложения, ориентирани към решение, за да изпълни изискванията.

Много е важно да сте наясно с различните нива на процесите на възлагане на обществени поръчки, за да вземате ефективни решения чрез систематичния поток от информация. Ясното разбиране на тези термини и защо те се използват в процеса, позволява на компанията да оптимизира своите процеси и да придобие по-задълбочен поглед върху цялата функция за възлагане на обществени поръчки..