Разлика между главна книга и пробен баланс

Ключова разлика - Главна книга срещу пробен баланс
 

Изготвянето на главна книга и пробен баланс са две основни действия в счетоводния цикъл, необходими за изготвяне на финансовите отчети в края на годината. Ключовата разлика между главната книга и пробния баланс е тази главна книга е набор от сметки, които съдържат подробни извършени транзакции, докато пробният баланс е извлечение, което записва основната книга, приключваща салда.

СЪДЪРЖАНИЕ
1. Преглед и ключова разлика
2. Какво е главна книга
3. Какво е пробен баланс
4. Паралелно сравнение - Генерална книга срещу пробен баланс
5. Резюме

Какво е главна книга

Главната книга е основният набор от сметки, където се записват всички транзакции, извършени в рамките на финансовата година. Информацията в главната книга се извлича от общия дневник, който е начална книга за въвеждане на транзакции. Главната книга съдържа всички дебитни и кредитни записи на транзакциите и е разделена с класове активи. (Активи, пасиви, собствен капитал, приходи и разходи)

Например Индивидуалните сметки за активи като парични средства, вземания по сметки, предплащания и др. Ще бъдат записани в класификацията на активите.

За големи предприятия, в които се извършват много транзакции, може да не е удобно да се въвеждат всички транзакции в главната книга поради големия обем. В този случай отделните транзакции се записват в „дъщерни книги“ и сумите се прехвърлят по сметка в главната книга. Този акаунт се нарича „Контролен акаунт“ и тук се записват типовете акаунти, които обикновено имат високо ниво на активност.

Фигура_1: Пример за баланс на общата книга

Какво е пробен баланс?

Пробният баланс е обобщен работен лист, който включва всички салда на счетоводните книги в определен момент (обикновено в края на счетоводната година) с намерение да се провери математическата точност на балансите на главната книга. Всички дебитни салда ще бъдат записани в една колона с всички кредитни салда в друга.

Пробният баланс осигурява всички крайни баланси в един документ с един поглед, следователно е лесен за използване като референтен инструмент. Той също така подпомага разкриването на редица възможни грешки в случай на възникване и помага за идентифициране на типа записи в журнала, които трябва да бъдат публикувани, за да се коригират идентифицираните грешки.

Основни цели и употреба на пробен баланс

• Да се ​​използва като инструмент за вземане на решение, за да се осигури математическата точност на балансите на книга

Ако всички транзакции за счетоводен период са точно записани, сборът на дебитните салда на пробното салдо трябва да е равен на сбора на кредитните салда.

• За откриване и коригиране на грешки при записване на финансова информация

Определен вид грешки в главната книга могат да бъдат идентифицирани чрез пробния баланс. Те са,

• Грешки при частичен пропуск (В сметките е публикувано само дебитното записване или кредитното записване)
• Грешки при пренасяне напред (Крайният баланс се пренася неправилно)
• Грешки при кастинга (Общата стойност на акаунта е записана повече или по-малко)

В случай на грешка, сумата, причиняваща разликата, се поставя в „сметка за временно прекратяване“, докато не бъде коригирана. Ако дебитната страна на пробното салдо надвиши кредитната страна, тогава разликата се кредитира по сметката за спиране и ако кредитното салдо е по-голямо от дебитното салдо, разликата се дебитира в сметката за спиране. След като грешките се идентифицират, коригират и пробното салдо се събере, сметката за спиране се закрива, тъй като балансът вече не съществува.

Следните записи обаче няма да доведат до разминаване в пробния баланс.

• Принципни грешки (Записите са публикувани на неправилния тип акаунт)
• Грешки при пълен пропуск (Вписванията са напълно пропуснати от сметките)
• Грешки при комисионна (Записът е публикуван в правилния тип акаунт, но грешен акаунт)
• Грешки при първоначалното въвеждане (Неправилната сума е публикувана в правилните сметки)
• Грешки при компенсация (Неправилните записи в два или повече акаунта се анулират взаимно)
• Грешки при пълно възстановяване (правилната сума е публикувана в правилните сметки, но дебитите и кредитите са обърнати)

Каква е разликата между генерална книга и пробен баланс?

Главна книга и пробен баланс
Главна книга е набор от сметки, които записват всички транзакции.	Пробният баланс е обобщено изявление, което отразява общите салда в главната книга.
Предназначение
Целта е да се записват окончателните записи на транзакциите.	Целта е да се провери математическата точност на балансите на общата книга.
Класификация на сметки
Това се прави според класа на сметките	Няма класификация на сметките.
Времеви период
Това отчита транзакциите през счетоводната година.	Това се подготвя в последния ден на счетоводната година.

Обобщение - Обща книга срещу пробен баланс

Макар процесът на счетоводство да беше много времеемък и скъп, сега той може да се извърши с по-малко време и усилия с използването на автоматизиран счетоводен софтуер. Важно е да се разбере точно разликата между главна книга и пробен баланс, тъй като и двете представляват важни стъпки при подготовката на финансовите отчети в края на годината. В случай че има несъответствия между дебитните и кредитните салда, те трябва да бъдат разгледани и коригиращи записи да бъдат публикувани, преди да се пристъпи към подготовката на финансовите отчети.

справка:
1. „Определение на обща книга - AccountingTools.“ Определение - AccountingTools. N.p., n.d. Web. 09 февруари 2017г.
2. „Каква е процедурата за подготовка на пробен баланс? | AccountingCoach ". AccountingCoach.com. N.p., n.d. Web. 09 февруари 2017г.
3. „Грешки в пробния баланс - Въпроси и отговори - AccountingTools.“ Счетоводство CPE & Книги - AccountingTools. N.p., n.d. Web. 09 февруари 2017г.
4. „Грешки, които не са разкрити от пробния баланс.“ Принципи на сметките за ниво GCE O. N.p., n.d. Web. 09 февруари 2017г.

С любезност на изображенията:
1. „Пример за главна книга“ от Bgibbs (WMF) - Собствена работа (CC BY-SA 4.0) през Wikimedia на Commons